Kiedy założyliśmy naszą firmę, po roku działalności największym problemem nie był wcale brak klientów. Ale kontrahenci którzy nie płacili.Biznes się rozwijał, dlatego pojawili się pracownicy i koszty stałe związane z prowadzoną działalnością wzrosły. Do tego doszły koszty zmienne związane z realizacją zleceń i zebrała się niemała kwota. W pewnym momencie zadłużenia u niektórych kontrahentów sięgały od 3 miesięcy do pół roku i opiewały na naprawdę wysoką kwotę!
Nie wiem jak u Ciebie ale u nas spowodowało to poważny problem, którego jeśli nie rozwiązalibyśmy w przeciągu jednego miesiąca to groziło nam bankructwo.
Aktualnie nie mamy tego problemu w ogóle. Rozwiązaliśmy go za pomocą kilku prostych kroków i zachowań.Jeśli chcesz wiedzieć jak tego dokonaliśmy, poniżej prezentuję kilka zasad, chroniących przed kredytowaniem klientów.
1. Zmień swój sposób myślenia
Nie wiem czy zwróciłeś uwagę ale u nas w kraju panuje przyzwolenie na spóźnianie się z opłatami. Może nawet sam należysz do tych osób które płacą rachunek za telefon nie w terminie ale jak już przyjdzie trzecie powiadomienie. Co wtedy myślimy? No przecież zapłacę, muszę tylko znaleźć czas, przecież nie zbiednieją etc. I setki innych wymówek. Chodzi o to, że jakoś nikogo to specjalnie nie dziwi, ludzie spóźniają się z opłatami i tak po prostu jest.
I kiedy zdarza się sytuacja że to tobie nie płacą, też cię to specjalnie nie dziwi, tak po prostu jest.
Otóż nie jest. A ty nie jesteś bankiem. Chyba że chcesz nim być, wtedy zmień działalność, udzielaj ludziom kredytów i zarabiaj na tym i wtedy to ma sens.
Jeśli jednak prowadzisz inną działalność za twoją pracę należy ci się wynagrodzenie a ty masz prawo oczekiwać zapłaty. W terminie. I masz prawo pilnować aby ta zapłata spłynęła w odpowiednim czasie i się o nią upominać. To ważne aby przyznać sobie do tego prawo, aby zmienić sposób myślenia, przyznać przed sobą że nie chcesz być bankiem, bo to zmotywuje cię do dokonania czynności które mają zakończysz sytuację z zalegającymi płatnościami.
2. Działaj zanim pojawi się zadłużenie
Przygotuj odpowiednie umowy. Zadbaj o zapisy dotyczące konsekwencji w razie opóźnień w zapłatach. Dopytaj kontrahenta przy podpisywaniu czy te zapisy są jasne i przez niego akceptowane –według badań potwierdzenie słowne że zrobi się daną rzecz zwiększa o kilka procent to, czy rzeczywiście wywiążemy się z umowy. Na fakturach stosuj pieczęć prewencyjną, która jest bardziej widoczna niż tradycyjny zapis i przyczynia się do ograniczenia liczby przeterminowanych faktur. Przed terminem płatności przypomnij klientowi że data opłaty faktury się zbliża, dając tym samym sygnał że trzymasz rękę na pulsie i nie tolerujesz nieterminowych wpłat.
3. Reaguj natychmiast
Jednym z podstawowych błędów, jaki jest popełniany przez pracodawców to brak reakcji przez długi okres w oczekiwaniu na opóźnioną płatność. Jeśli już uporałeś się z punktem pierwszym i przyznajesz sobie prawo do OTRZYMANIA WŁASNYCH PIENIĘDZY ZA PRACĘ KTÓRA WYKONAŁEŚ to podstawową zasadą jest zareagować w ciągu 24 godzin. Ty, lub inna do tego dedykowana osoba, na przykład księgowa, wykonuje do kontrahenta telefon z zapytaniem o powód braku płatności.
4. Podczas rozmowy stosuj zasadę „Twardo do problemu, miękko do człowieka”.
Wiem że napracowałeś się aby zdobyć klientów. Wiem że ci na nich zależy i boisz się ich stracić. Jednak dobrze poprowadzona rozmowa paradoksalnie może zwiększyć do ciebie szacunek i zakończysz kolejne opóźnienia w płatnościach. Zakładam że nie trafiłeś na oszusta. Podczas rozmowy skup się na faktach, bądź konkretny, podkreślaj że zależy ci na relacjach z klientem i cieszysz się że skorzystał z twoich usług lub zakupił u ciebie produkt i chcesz aby za niego zapłacił zgodnie z umową, dlatego chciałbyś usłyszeć dokładnie kiedy to nastąpi. Nie daj się zbyć wymówkami. Zasłaniaj się umową i tym do czego klient się zobowiązał. Kiedy umawiasz się na jakiś termin pilnuj go i od razu reaguj jeśli nie pojawiły się twoje należności na koncie.
Podsumowując:
Te 4 proste kroki zwiększą terminowość spłat:
- przyznaj sobie prawo do pilnowania terminowych należności,
- załatw wszystko co możesz jeszcze przed fakturą,
- na opóźnienia reaguj natychmiast,
- prowadź profesjonalne acz konsekwentne rozmowy.
